Как писать электронные письма

Главный инструмент менеджера — коммуникация. Самый интересный её вид — Переписка

Переписка — как документ. В отличие от личной встречи, сохранённая в электронном ящике переписка не поменяет свой смысл через время. Это может сыграть однажды хорошую роль, если договорённость закреплена перепиской, поэтому желательно закреплять результаты любых переговоров отчётом о встрече.

Отличие переписки от живой речи: у тебя только один канал для передачи информации — текстовый. Чтобы не случилось недопонимания, избегайте двусмысленностей. Можно давать собеседнику возможность сделать собственные выводы, но не позволяй додумывать содержание письма.

 

Главное правило письма — оно должно быть понятным, кратким и по делу.

 

---

Структура письма

 

Тема письма

Тема письма должна отражать его содержание. Если содержание переписки изменилось с момента назначения темы, она меняется.

 

Приветствие

Приветствие оформляется одной фразой, без расшаркиваний. Если в письме несколько получателей и письмо обращено всем — используем общее приветствие. Если пишем конкретному человеку — обращаемся к нему по имени, вне зависимости от количества людей в копии письма. В случае, когда вы пишете одному человеку, обращаясь по имени, и по какой-то причине отвечает другой человек из копии — приветствуем его в ответе на письмо.

 

Вступление

Вступление желательно делать, если в самом тексте три-четыре абзаца. Выписываем в самом начале письма суть всего содержания. Вступление не должно быть сложным, не должно содержать вопросов или предложений. Оно служит продолжением темы письма, цель — вкратце рассказать о предмете разговора.

 

Основное содержание

Абзац должен содержать одну идею и несколько предложений, дополняющих основное высказывание. Следует вычищать все мысли из абзаца, не доказывающие и не дополняющие основное высказывание — выносить в отдельные абзацы или удалять из письма. Абзац из одной строки ломает ритм письма. Желательно такого не допускать.

У каждого абзаца может быть собственный подзаголовок, особенно, если тем в письме несколько. Обязательно, если в одном письме несколько тем, и одна из них выходит за рамки одного абзаца.

 

Вывод и вопросы собеседнику

Вопросы и предложения к обсуждению выносятся в конец письма. Находясь в середине, они рискуют быть незамеченными.

 

Подпись

Подпись — технический элемент письма, который не должен быть больше всего остального письма. Туда обращаются пару раз в жизни, когда нужно узнать номер телефона автора письма. То, как тебя зовут и какая у тебя почта, видно и без подписи.

Подпись должна быть информативна и минималистична. Что уж точно не нужно в неё включать — логотип компании и почтовый адрес. Иногда в подписях встречаются тексты о конфиденциальности переписки и просьбы не распечатывать письма, чтобы не портить экологию — это клиника.

Частый случай — письма из одного слова с многоэтажной подписью.

 

Файлы во вложении

Если прикладываем картинки, как иллюстрацию к письму — лучше выложить их в тело письма, нежели выкладывать ссылкой или вложением с отсылкой к файлу из текста. В таком случае регулируем размер картинки до такого состояния, чтобы она считывалась, но не занимала весь экран. Если картинки высылаются для использования их вне переписки — вкладываем во вложение.

Если файлов много — добавляем в архив. Лучше использовать архивы ZIP — формат по умолчанию для macOS и Windows. Для работы со специфическими форматами наподобие RAR потребуются дополнительные средства, что неудобно.

Если архив файлов большой — воспользуйся файлообменником. Особенно актуально, если файл высылается на почту человеку из большой бюрократической компании. В них часто стоит ограничение на размер принимаемых файлов.

 

Этика

Этика переписки держится на здравом смысле и контексте. То, каким языком пишется письмо, зависит от того, кто его получит. Если собеседник нам не знаком — пишем нейтрально, уважительно. Будь проще и конкретнее. И жми «Ответить всем», когда в копии несколько человек.

 

Время ответа на письмо

Отличие электронной почты от мессенджеров — допускается задержка с ответом. Однако нет смысла допускать задержки больше нескольких часов, если можешь дать ответ сразу. Если ответ требует времени на подумать — сообщи об этом собеседнику, сориентируй по времени ответа. Нет ничего хуже неопределённости, особенно, если у собеседника что-то зависит от твоего ответа.

 

Профессиональная лексика

Избегай технических терминов и аббревиатур, если нет уверенности, что на той стороне тебя поймут правильно. То же самое с профессиональным жаргоном и тяжёлой лексикой. Наша цель — получить требуемое, а не показать собственную эрудицию. Умные слова не сделают тебя профессиональнее. В случае, если без профессиональной лексики не обойтись, и нет уверенности, что собеседник правильно прочтёт её, можно дать пояснение. Но если есть возможность упростить письмо — упрости его.

 

Общение с коллегами

Вне зависимости, пишешь ли ты клиенту, деловому партнёру или коллеге — не допускай панибратства, сокращений и просторечия. Коллега — такой же человек и тоже может неправильно тебя понять. Почему-то считается, что если человек работает с тобой, он может и должен терпеть иное отношение, нежели внешний клиент. Однако, если внешнему клиенту плевать на то, как ты общаешься, с коллегой тебе работать. То, что человек работает с тобой в одном офисе, не даёт права переходить на личности и общаться без уважения.

 

Конфликты

Конфликты лучше решать лично — канал передачи информации перепиской недостаточен. При решении конфликта через электронную почту каждый точно будет видеть в словах что-то своё.

Ни в коем случае не отвечай на гневное письмо тут же — дай собеседнику выпустить пар. Если гневное письмо пишешь сам — сохрани его в гуглдоке, перечитай через пару часов, а там реши, стоит его отправлять или нет.

 

Эмоции

Восклицательный знак в электронной переписке, выражение эмоций капслоком — моветон. Смайлики-улыбочки — только если уверен, что там тебя правильно поймут.

Письмо призвано передавать смысл, а не эмоции — человек всё равно прочитает его по-своему. Если очень хочется передать эмоции, лучше позвони.

 

Мусорные слова

Максим Ильяхов написал о инфостиле и сделал сайт, помогающий очистить текст от мусора. Ориентироваться можно, но это не панацея. Не стоит бездумно принимать инфостиль на веру. Если текст не читается, не имеет разницы, сколько у него баллов по «Главреду».

 

Основные выводы исследования E-MAIL РАССЫЛКИ

Идеальная длина для темы письма — от 90 до 140 символов. При этом исследователи замечают, что все чаще пользователи открывают письма с мобильных устройств, поэтому появляется потребность в еще более коротких заголовках.

 

---

Резюме

• 

  Будь проще, пиши понятно.

• Думай о том, кто прочитает твоё письмо.
• Не выясняй отношения по электронной почте.
• Почисти подпись.

 

Источник: vc.ru.

 

---

 

Современная переписка, особенно электронная — это, кажется, какой-то новый жанр. Какие у него особенности?

 

Действительно, переписка в интернете — это нечто промежуточное между письменным и устным общением. Если вы посмотрите на длинную электронную переписку, вы увидите, как экономится время и как постепенно уходят элементы вежливости. В первом письме мы пишем «уважаемый Иван Иванович», и он отвечает так же; в следующем «уважаемый» уже может выпасть, дальше выпадает обращение. От традиционного письма со всеми его атрибутами мы переходим к обмену репликами, фактически к устному разговору. Вот этот переход от письменности к устности и создает отдельный жанр, этикет которого сейчас болезненно формируется. В частности, пока не понятно, как правильно начинать переписку. С одной стороны, есть линия наследования обычного эпистолярного жанра: «уважаемый», «глубокоуважаемый», «дорогой», с другой — линия устного приветствия: «здравствуйте». В электронной переписке они причудливо сливаются. Кто-то пишет «здравствуйте, Иван Иванович», кто-то — «уважаемый Иван Иванович», кто-то даже «здравствуйте, уважаемый Иван Иванович». Единых правил пока нет.

 

И все-таки корректно ли писать «уважаемый» в обращении, а потом подписываться «с уважением»?

 

Да, здесь есть некоторая избыточность уважения — его лучше выражать один раз. Но, вообще говоря, в бюрократической переписке это вполне допустимо и никакого протеста не вызывает.

 

Профессор, заведующий кафедрой русского языка РГГУ, автор ряда книг, среди которых «Русский язык на грани нервного срыва» и «Само­учитель олбанского», Максим Кронгауз.